Odcinek 6: Repertorium tłumacza przysięgłego

Repertorium: co, po co i dlaczego?

Jednym z obowiązków tłumacza przysięgłego jest prowadzenie repertorium czynności tłumacza przysięgłego. Obowiązek ten wynika z ustawy z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego (art.17 ust. 1):

Art. 17. 1. Tłumacz przysięgły prowadzi repertorium, w którym odnotowuje czynności wymienione w art. 13.

Repertorium to rodzaj księgi biurowej, rejestru zawierającego wykaz spraw bądź dokumentów. Sama ustawa nie precyzuje w jakiej formie należy prowadzić ten rejestr. Istnieją co najmniej trzy możliwe formy;

• Repertorium tradycyjne – to pełna powagi, tradycyjnie wyglądająca księga, wypełniana przez tłumacza ręcznie. Wygląda trochę jak dziennik kancelaryjny, a druki te zwane są drukami akcydensowymi.  Jeśli prowadzisz poważne biuro, taka forma repertorium z pewnością podniesie jego status w oczach klienta. Jednakże, taka forma repertorium ma kilka wad; błędne wpisy trudno usunąć, a skreślenia wyglądają mało estetycznie.
• Repertorium elektroniczne w formie arkusza Excel – ten rodzaj repertorium wydaje się łatwiejszy w obsłudze. Specjalnie sformatowany arkusz zawiera kolorowe nazwy pól. Wpisywanie czynności jest łatwe, a repertorium łatwo zabrać ze sobą. Warto zawczasu zadbać o kopię zapasową, np. w zabezpieczonej chmurze. Plik excel można stworzyć samemu, albo kupić go od osób, które odpłatnie udostępniają własne szablony. Sama korzystam właśnie z takiej wersji repertorium, udostępnionej mi na samym początku mojej pracy w zawodzie przez koleżankę po fachu.
• Repertorium w formie aplikacji – przyznam, że nie mam tu za dużo doświadczenia. Tego typu repertoria są często reklamowane. Przypuszczam, że ta forma jest najdroższa, wymaga bowiem opłaty subskrypcyjnej. Ale kto wie, być może w dobie powszechnych aplikacji do wszystkiego taki wybór okazałby się najwygodniejszy?

Kodeks TP zobowiązuje tłumacza przysięgłego do zapewnienia możliwości wydruku repertorium i takiego jego przechowywania, które uniemożliwi jego zniszczenie lub utratę. W moim wypadku w praktyce oznacza to regularne wpisywanie wszystkich zleceń do repertorium, przechowywanie i synchronizowanie go w kliku miejscach (na zabezpieczonym dysku, w chmurze i na laptopie).

Co powinno zawierać repertorium?

Zgodnie z art. 17 ust. 2 repertorium zawiera:

1) datę przyjęcia zlecenia oraz zwrotu dokumentu wraz z tłumaczeniem; 2) oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia; 3) opis tłumaczonego dokumentu, wskazujący nazwę, datę i oznaczenie dokumentu, język, w którym go sporządzono, osobę lub instytucję, która sporządziła dokument, oraz uwagi o jego rodzaju, formie i stanie; 4) wskazanie rodzaju wykonanej czynności, języka tłumaczenia, liczby stron tłumaczenia oraz sporządzonych egzemplarzy; 5) opis tłumaczenia ustnego wskazujący datę, miejsce, zakres i czas trwania tłumaczenia; 6) wysokość pobranego wynagrodzenia; 7) informację o odmowie wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 15, zawierającą datę odmowy, określenie organu żądającego tłumaczenia oraz przyczynę odmowy tłumaczenia.

Moje repertorium ma następujące rubryki:

Lp. – numer wpisu do repertorium, kolejny numer liczony od początku roku oraz oznaczenie kolejnego roku cyframi arabskimi. Po skończonym roku kalendarzowym oddzielam tabelkę grubą kreską i zaczynam numerację od początku.

Data przyjęcia zlecenia – u mnie w praktyce jest to data otrzymania wezwania z organu wymiaru sprawiedliwości, lub data otrzymania przedpłaty za tłumaczenie od klienta prywatnego

Oznaczenie zleceniodawcy albo zamawiającego wykonanie oznaczonego tłumaczenia – Imię i nazwisko albo nazwa instytucji

Opis tłumaczonego dokumentu – ta kategoria zawiera kilka podkategorii i dotyczy tłumaczeń pisemnych:

1. Nazwa, data i oznaczenie dokumentu
2. Język, w którym dokument został sporządzony
3. Osoba lub instytucja, która sporządziła dokument
4. Uwagi o rodzaju, formie i stanie dokumentu – w praktyce wpisuję tu, czy dokument jest oryginałem, czy np. elektronicznym dokumentem niesygnowanym, czy jest zniszczony.

Kolejna rubryka jest zatytułowana Oznaczenie czynności:

5. Rodzaj wykonanej czynności i język tłumaczenia – tłumaczenie uwierzytelnione czy poświadczenie
6. Liczba stron tłumaczenia – mówimy oczywiście o tekście docelowym, liczonym w stronach rozliczeniowych (po 1125 znaków ze spacjami każda)
7. Liczba sporządzonych egzemplarzy – to właśnie tu wpisuję to, ile razy drukuję dokument dla klienta. W przypadku wysyłki dokumentu opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wydania wydruku tłumaczenia wpisuję w tej rubryce 2 egzemplarze.

Następna rubryka dotyczy tłumaczenia ustnego, nosi nazwę 8. Opis tłumaczenia ustnego  i dzieli się na następujące podrubryki;

1. Data, miejsce
2. Zakres – tematyka spotkania, albo np. rodzaj aktu notarialnego
3. Czas trwania – wyrażony w godzinach

Przy wpisywaniu do repertorium tłumaczenia ustnego wpisuję dane dotyczące zleceniodawcy i daty przyjęcia zlecenia, a następne rubryki dotyczące tłumaczeń pisemnych pozostawiam puste. Uzupełniam za to rubryki dotyczące tłumaczeń ustnych.

Kolejne rubryki w repertorium to:

9. Wysokość pobranego wynagrodzenia
10. Odmowa wykonania tłumaczenia na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 15 Ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego

Podrubryki:

1. Data odmowy
2. Organ żądający tłumaczenia
3. Przyczyny odmowy tłumaczenia

11. Data zwrotu dokumentu wraz z tłumaczeniem
12.Uwagi – tu często wpisuję informację o wysyłce tłumaczenia w formie elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kontrola

Repertorium tłumacza przysięgłego podlega kontroli ze strony marszałka województwa. Kontrola taka dotyczy legalności i rzetelności prowadzenia repertorium oraz pobierania wynagrodzenia za tłumaczenia uwierzytelnione na rzecz administracji publicznej, a dokładniej zgodności pobranego wynagrodzenia ze stawkami urzędowymi. Z informacji tej wynika, że kontroli podlegają wyłącznie czynności wykonane na rzecz organów wymiaru sprawiedliwości. Warto więc zawczasu odpowiednio przygotować się do takiej kontroli, zaznaczając w repertorium zlecenia wykonane na rzecz OWSów.

Po kontroli repertorium tłumacz otrzymuje notę pokontrolną zawierającą uwagi.

W ekstremalnych przypadkach, np. w przypadku braku repertorium, naruszenia zasad jego prowadzenia, urząd wojewódzki może zgłosić danego tłumacza do Komisji Odpowiedzialności Zawodowej, tzw. KOZY. W takich przypadkach tłumacz jest wzywany do siedziby Komisji do Warszawy na rozprawę, i musi się z tego wytłumaczyć. Aktualnie obowiązujące Zasady oceny poprawności prowadzenia repertorium czynności tłumacza przysięgłego stosowane przez Komisję Odpowiedzialności Zawodowej Tłumaczy Przysięgłych przy Ministrze Sprawiedliwości (obowiązują od 21 listopada 2019) są dostępne na stronach rządowych: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/komisja-odpowiedzialnosci-zawodowej-tlumaczy-przysieglych-koz

Rada od serca 🙂

Dodam jeszcze jedną radę od serca; repertorium warto prowadzić regularnie, a w przypadku pojawienia się zaległości, nadrabiać je co tydzień!