Tłumaczenie dokumentów w spółkach – zapraszamy na nagranie wykładów Łucji Biel! ZOBACZ TERAZ

Biblioteczka tłumacza

Tłumacz przysięgły a zmiana nazwiska

Magdalena Małek-Andrzejowska

Życie prywatne i życie zawodowe to dwa obszary, które nieustannie ze sobą konkurują. Przychodzi na myśl odwieczny dylemat: czy wziąć jeszcze to jedno zlecenie, o które błaga nas stały klient? Zrobić jeszcze dziś te kilka stron, czy już odpuścić i zrobić je jutro albo w weekend? Te drobne decyzje podejmujemy praktycznie każdego dnia, a z ich skutkami mierzy się co najwyżej ten jeden klient, który otrzymał odmowę – albo my sami, gdy budzik zadzwoni następnego dnia godzinę czy dwie wcześniej.

Istnieją jednak takie decyzje i takie sytuacje, kiedy życie prywatne wkracza nam w życie zawodowe w dosyć widoczny sposób i wymaga, aby właśnie to zawodowe życie się dostosowało: bierzemy ślub, rozwodzimy się, czy z dowolnego innego powodu postanawiamy, że dotychczasowe nazwisko (lub imię) nie będzie nam towarzyszyło w dalszym życiu w obecnej formie. Naturalną konsekwencją takiej decyzji jest wymiana dokumentów – to wiedzą wszyscy. Ale co z wpływem takiej decyzji na życie zawodowe tłumacza? Od kiedy podpisywać się na nowo? Co z pieczęcią, która nie kosztowała wcale mało? I resztą papierologii? Przechodziłam to sama po własnym ślubie i kontaktowałam się w tej sprawie (w roku 2019) z Wydziałem Tłumaczy Przysięgłych w Ministerstwie Sprawiedliwości. Postaram się razem z Wami po kolei rozgryźć ten temat.

Co wymaga zmiany?

Kluczowe dla TP dokumenty i sprawy do załatwienia to:

Od kiedy nowe nazwisko?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nowym nazwiskiem posługujemy się od razu od chwili zmiany – niezależnie od tego, czy dysponujemy już dokumentami na jej potwierdzenie (odpisem aktu małżeństwa, decyzją administracyjną o zmianie, nowym dowodem osobistym), czy te dokumenty jeszcze do nas „idą” . W moim przypadku, a więc przy zawieraniu związku małżeńskiego, zostałam pouczona przez urzędniczkę udzielającą nam ślubu w USC, że ostatni raz panieńskim nazwiskiem należy podpisać się na protokole zawarcia związku małżeńskiego, podczas ceremonii. Wszelkie następne podpisy – już nazwiskiem nowym.

Terminy ważności dokumentów

Zmiana nazwiska w systemie PESEL jest wprowadzana od razu po ceremonii. W przypadku ślubu w USC w sobotę odpis aktu małżeństwa jest do odebrania od następnego dnia roboczego w dowolnym urzędzie w Polsce. Jeżeli bierzecie ślub konkordatowy, trwa to dłużej. Kancelaria parafialna ma 5 dni na przesłanie dokumentów do USC, i dopiero potem można odebrać w urzędzie (lub zamówić online) odpis aktu małżeństwa.

Kiedy już dysponujecie odpisem aktu małżeństwa (lub innym dokumentem potwierdzającym zmianę nazwiska), możecie działać dalej.

Dokumenty po zmianie nazwiska należy wymienić „niezwłocznie”, a najlepiej jest złożyć wnioski nie później niż 30 dni od daty zmiany. Na wydanie dokumentu czeka się do 30 dni. Dowód osobisty traci ważność po 4 miesiącach od zmiany danych, natomiast paszport po 60 dniach. W praktyce „niezwłocznie” oznaczało u mnie, że wybrałam się do urzędu w najbliższy poniedziałek. Zależało mi na tym, żeby sprawę mieć załatwioną jak najszybciej i jak najkrócej żyć w rozdwojeniu dokumentowym 🙂 Jeżeli chodzi o paszport, to podróż poślubna bezpośrednio po ceremonii to chyba jedyna sytuacja, w której wszyscy przymykają oko na posługiwanie się jeszcze starym nazwiskiem – zwłaszcza, jeśli wymarzyła się Wam zagraniczna podróż poślubna w miejsce, gdzie można się dostać tylko samolotem i niezbędne jest okazanie dokumentów podczas kontroli granicznej.

Ministerstwo Sprawiedliwości

Następnym krokiem jest kontakt z Ministerstwem Sprawiedliwości. Omawiając go, zajmiemy się kolejnymi trzema punktami z listy: nowym zaświadczeniem, zmianą danych na liście oraz zamówieniem pieczęci.

Przydadzą się nam formularze, które dostępne są pod linkiem: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/formularze-  Interesują nas następujące formularze:

  • zmiana danych,
  • wniosek o wydanie zaświadczenia
  • wniosek o wyrobienie pieczęci.

Wypełniamy je, podając odpowiednie dane. Dołączamy oryginał lub poświadczony notarialnie odpis dokumentu potwierdzającego zmianę nazwiska. Dołączamy również potwierdzenie wpłaty opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia (w chwili, gdy to piszę – 17 zł). Drukujemy, podpisujemy się, wkładamy do koperty. Jeśli mamy blisko – zanosimy do biura podawczego w Ministerstwie Sprawiedliwości osobiście, a gdy mamy daleko – wysyłamy pocztą.

Jeśli chodzi o pieczęć, mamy do wyboru tryb standardowy (w teorii: 45 dni roboczych) i tryb ekspresowy (w teorii: 7 dni roboczych). W praktyce tryb ekspresowy trwał u mnie miesiąc (wniosek przeleżał swoje na biurku w MS, zanim trafił do Mennicy). Jeśli więc – tak jak mnie – zależy Wam na czasie, dołóżcie te dodatkowe złotówki i wybierzcie tryb ekspresowy (różnica cenowa na tę chwilę: 420 vs 588 zł + VAT). Po otrzymaniu pieczęci koniecznie sprawdźcie, czy nie ma literówek – u mnie były, zaliczyłam więc jeszcze reklamowanie pieczęci w Mennicy… Na szczęście to już poszło szybko 😉

A jak z terminami? O tym, ile zajęło Mennicy wyrobienie pieczęci już wiecie, nowe zaświadczenie przyszło pocztą po około dwóch tygodniach, a dane na liście w internecie zostały zmienione praktycznie od ręki, po kilku dniach.

Wzory podpisu i pieczęci

Zostaje nam ostatnia rzecz w naszej układance, czyli wzory podpisu i pieczęci, a także rozpoczęcie posługiwania się nowym nazwiskiem. Zgodnie z ustawą przesyłamy wzory do właściwego wojewody, do Ministerstwa Spraw Zagranicznych i do Ministerstwa Sprawiedliwości. Pytanie o podpis zadałam jeszcze przed ślubem Wydziałowi Tłumaczy Przysięgłych w Ministerstwie Sprawiedliwości. Otrzymałam informację tożsamą z tym, co usłyszałam później w USC: od chwili zmiany należy używać nowego podpisu i nowego nazwiska, a dotychczasowej pieczęci – dopóki nie dostanę nowej. Zasugerowano, aby w formule poświadczającej wpisać notatkę o zmianie nazwiska, więc posługiwałam się formułką:

„Ja, Magdalena Małek-Andrzejowska (zmiana nazwiska z dniem 22.06.2019), …”

oraz jej odpowiednikiem w języku angielskim. Jako że, po pierwsze – nie zmieniałam nazwiska całkowicie, a tylko dokładałam drugi człon, po drugie – wybrałam tryb ekspresowy zamawiania pieczęci, a po trzecie – miałam zaplanowane dwa urlopy w miesiącu bezpośrednio po ceremonii – wiedziałam, że zbyt dużo tłumaczeń nie wydam z kombinacją stara pieczęć + nowy podpis, dlatego też poczekałam z wysyłką nowych wzorów aż dostanę nową pieczęć i wysłałam tylko te docelowe. Jeżeli wybierzecie standardowy tryb, lub zmieniacie nazwisko na całkiem inne, rozsądnie będzie wysłać taki wzór kombinowany, a potem, po otrzymaniu nowej pieczęci – kolejny.

Praktyka w okresie „przejściowym”

No dobrze, a jak wyglądała praktyka w tym okresie „przejściowym”? Jeśli chodzi o tłumaczenia pisemne, nie było żadnego kłopotu – a wiem, że moje tłumaczenia z tych kilku tygodni trafiały do Ministerstwa Spraw Zagranicznych po apostille i takie apostille uzyskiwały. Natomiast na te 3-4 tygodnie przestałam chodzić na tłumaczenia ustne do kancelarii notarialnych, dopóki nie miałam nowych dokumentów i nowego zaświadczenia. Na pierwszym ustnym po zmianie, gdy jeszcze nie miałam ani nowego dowodu, ani nowego zaświadczenia, notariuszka spisała dane mojego męża (!) z odpisu aktu małżeństwa do aktu notarialnego, mimo że ani go na czynności nie było, ani sprawa go nie dotyczyła. Na kolejne ustne tłumaczenie poszłam, gdy miałam już nowe zaświadczenie i nowy dowód. To jednak nie musi być norma – być może trafiłam na nadgorliwą osobę 🙂

Cała procedura poszła całkiem gładko, jeśli nie liczyć literówki na pieczęci oraz literówki w nazwisku na kopercie, w której wysłano do mnie nowe zaświadczenie – poczta wymagała trochę zachęty, by list wydać… Ale to już wina takiego, a nie innego nazwiska. Jeżeli czujecie potrzebę zmiany nazwiska z dowolnego powodu – zmieniajcie bez obaw. Formalności z tym związane nie są wcale takie kłopotliwe, jak by się mogło wydawać, jedynie koszt pieczęci uderza po kieszeni 😉